Der professionelle Syndikus in Belgien: Pflichten, Haftung und IPI-Zulassung

Wer darf als professioneller Syndikus tätig sein?

In Belgien darf nur eine Person als professioneller (entgeltlicher) Syndikus tätig werden, die beim Institut Professionnel des Agents Immobiliers (IPI) eingetragen ist. Diese Pflicht ergibt sich aus dem Gesetz vom 11. Februar 2013 und dem Königlichen Erlass vom 30. August 2013. Die IPI-Zulassung setzt eine entsprechende Ausbildung, eine Berufshaftpflichtversicherung sowie die Einhaltung des Deontologiekodex voraus.

Ehrenamtliche Syndici — also Miteigentümer, die das Amt unentgeltlich ausüben — benötigen keine IPI-Zulassung, sind aber an dieselben gesetzlichen Pflichten gebunden. Quelle: Art. 577-8 §1 C.civ.

Gesetzliche Pflichten des Syndikus

Der Syndikus ist das ausführende Organ der VME. Seine Aufgaben sind in Artikel 577-8 §4 des belgischen Zivilgesetzbuches erschöpfend aufgelistet. Die wichtigsten Pflichten umfassen:

Beschlüsse umsetzen: Alle Entscheidungen der Generalversammlung innerhalb der vorgesehenen Fristen ausführen
Buchhaltung führen: Eine klare und vollständige Buchführung nach dem belgischen PCMN-Kontenplan erstellen
Bankkonten verwalten: Mindestens zwei getrennte Konten führen — Betriebskonto und Rücklagenfonds
Gebäude instand halten: Für die ordnungsgemäße Erhaltung der Gemeinschaftsteile sorgen
Versicherungen abschließen: Eine Gebäudeversicherung für die Gemeinschaftsteile unterhalten
Generalversammlung einberufen: Mindestens eine ordentliche GV pro Jahr organisieren

Verwaltungsvertrag und Honorar

Das Syndikusmandat wird durch die Generalversammlung mit einfacher Mehrheit erteilt. Seit dem Gesetz von 2018 darf die Mandatsdauer maximal drei Jahre betragen. Der Verwaltungsvertrag muss die Vergütung des Syndikus klar regeln und zwischen dem Grundhonorar und etwaigen Zusatzvergütungen unterscheiden.

Transparenz ist gesetzlich vorgeschrieben: Jeder Miteigentümer hat das Recht, sämtliche Verträge, Kontoauszüge und Abrechnungen einzusehen. Der Syndikus muss innerhalb von 30 Tagen nach dem Ende seines Mandats alle Unterlagen an seinen Nachfolger übergeben. Quelle: Art. 577-8 §§5-7 C.civ.

Haftung und Abberufung

Der Syndikus haftet persönlich für Fehler bei der Ausübung seines Mandats. Die VME kann ihn jederzeit — auch vor Ablauf der Mandatszeit — durch Beschluss der Generalversammlung mit einfacher Mehrheit abberufen. In dringenden Fällen kann auch der Friedensrichter einen vorläufigen Syndikus bestellen.

Bei schwerwiegenden Pflichtverletzungen (etwa bei Veruntreuung von Geldern oder Nichteinberufung der GV) kann die VME Schadensersatz fordern. Die Verjährungsfrist beträgt fünf Jahre. Quelle: Art. 577-8 §6 C.civ.; Art. 577-9 C.civ.

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