De professionele syndicus in België: wettelijke taken en aansprakelijkheid

BIV-erkenning: een wettelijke voorwaarde

In België mag een professionele syndicus zijn beroep alleen uitoefenen als hij of zij is ingeschreven bij het Beroepsinstituut van Vastgoedmakelaars (BIV). Deze verplichting geldt sinds de Kaderwet van 11 februari 2013 en wordt gecontroleerd door de BIV-tuchtinstanties. De BIV-erkenning garandeert dat de syndicus:

Een relevante opleiding heeft gevolgd (bachelor vastgoed of gelijkwaardig).
Een stage van 200 dagen onder begeleiding van een erkend stagemeester heeft doorlopen.
Een beroepsaansprakelijkheidsverzekering heeft afgesloten.
Zich houdt aan de BIV-deontologische code.

Een vrijwillige of niet-professionele syndicus — typisch een mede-eigenaar die het mandaat opneemt — hoeft geen BIV-erkenning te hebben, maar draagt dezelfde wettelijke verantwoordelijkheden.

Mandaat en benoeming

De syndicus wordt benoemd door de algemene vergadering met een gewone meerderheid van de stemmen. Volgens Art. 577-8 §1 B.W. mag het mandaat niet langer duren dan drie jaar, maar is hernieuwbaar. Het syndicuscontract moet schriftelijk worden opgesteld en de volgende elementen bevatten:

De duur van het mandaat en de datum van aanvang.
De basisvergoeding en de lijst van bijkomende prestaties met hun tarief.
De opzegtermijn en -voorwaarden.

Marktconforme vergoedingen in België bedragen doorgaans €15 tot €40 per kavel per maand, afhankelijk van de grootte van het gebouw, de regio en het dienstenpakket.

Wettelijke taken van de syndicus

Art. 577-8 §4 B.W. somt een uitgebreide lijst van verplichte taken op. De syndicus moet onder meer:

De beslissingen van de AV uitvoeren binnen de termijn bepaald door de vergadering.
De boekhouding van de VME voeren volgens het genormaliseerd minimaal boekhoudplan (PCMN voor mede-eigendom, K.B. van 12 juli 2012).
Afzonderlijke bankrekeningen beheren voor het werkkapitaal en het reservefonds, op naam van de VME.
De jaarlijkse algemene vergadering bijeenroepen, met naleving van de oproepingstermijn van 15 dagen.
Een postinterventiedossier (PID) bijhouden met technische gegevens van het gebouw.
Verzekeringen afsluiten en opvolgen — minstens een brandverzekering voor de gemeenschappelijke delen.
De lijst van mede-eigenaars actualiseren en beschikbaar houden.
Binnen 30 dagen na de AV de notulen bezorgen aan alle mede-eigenaars.

De syndicus handelt als lasthebber van de VME en kan de vereniging in rechte vertegenwoordigen, zowel als eiser als verweerder.

Aansprakelijkheid

De aansprakelijkheid van de syndicus is drieledig:

Contractuele aansprakelijkheid: de syndicus is aansprakelijk tegenover de VME voor elke fout in de uitvoering van zijn mandaat — te late bijeenroeping, slechte boekhouding, niet-uitvoering van AV-beslissingen.
Buitencontractuele aansprakelijkheid: tegenover derden (leveranciers, huurders, bezoekers) als de syndicus een fout begaat die schade veroorzaakt.
Strafrechtelijke aansprakelijkheid: bij verduistering van VME-gelden, valsheid in geschrifte of ernstige nalatigheid die leidt tot lichamelijke schade (bv. instortingsgevaar niet gemeld).

Art. 577-8 §11 B.W. bepaalt dat de syndicus hoofdelijk aansprakelijk kan worden gesteld samen met zijn opvolger als de overdracht van het dossier niet correct verloopt.

Ontslag en opvolging

De AV kan de syndicus op elk moment ontslaan met een gewone meerderheid van de stemmen (Art. 577-8 §7 B.W.). Bij ontslag moet de uittredende syndicus binnen 30 dagen het volledige dossier overdragen aan zijn opvolger, waaronder de boekhouding, de bankrekeningen, de contracten, de sleutels en het postinterventiedossier. Het niet-naleven van deze overdrachtsverplichting kan leiden tot een schadeclaim en zelfs een tuchtprocedure bij het BIV.

Beheer uw mede-eigendom digitaal met Klarencia — EU-gehost, gebouwd voor Belgisch recht.