Het basisreglement en de mede-eigendomsakte in België: structuur en wijziging

Basisakte en reglement van mede-eigendom

Elk appartementsgebouw in België wordt juridisch gestructureerd door twee fundamentele documenten die samen de statuten van de mede-eigendom vormen:

De basisakte (Art. 577-3 B.W.): een notariële akte die het gebouw fysiek beschrijft en opsplitst in privatieve kavels en gemeenschappelijke delen. De basisakte bepaalt de aandelen (tantièmes) van elk kavel in de gemeenschappelijke delen, berekend op basis van objectieve criteria zoals oppervlakte, ligging en bestemming. Dit document wordt opgesteld door een notaris en overgeschreven op het kantoor van Rechtszekerheid (vroeger hypotheekkantoor).
Het reglement van mede-eigendom (Art. 577-4 B.W.): dit document regelt de rechten en plichten van de mede-eigenaars. Het bevat de regels voor het gebruik van de privatieve en gemeenschappelijke delen, de werking van de algemene vergadering, de bevoegdheden van de syndicus en de verdeling van de gemeenschappelijke lasten.

Samen vormen deze documenten de juridische ruggengraat van de VME. Zij zijn tegenstelbaar aan derden — inclusief huurders, kopers en schuldeisers — zodra zij zijn overgeschreven.

Verplichte inhoud van het reglement

Art. 577-4 §1 B.W. schrijft voor dat het reglement van mede-eigendom minstens de volgende elementen moet bevatten:

De beschrijving van de rechten en plichten van elke mede-eigenaar met betrekking tot de privatieve en gemeenschappelijke delen.
De criteria en de berekeningswijze voor de verdeling van de lasten.
De regels betreffende de organisatie van de AV, waaronder de bijeenroepingsprocedure, het quorum en de stemmeerderheidsregels.
De procedure voor benoeming en ontslag van de syndicus.
De periode waarin de jaarlijkse algemene vergadering moet plaatsvinden.

Sinds de hervorming van 2010 moet het reglement ook vermelden of er al dan niet een raad van mede-eigendom wordt opgericht (verplicht vanaf 20 kavels, Art. 577-8/1 B.W.).

Het huishoudelijk reglement (ROI)

Naast de statuten bestaat er een derde document: het reglement van inwendige orde (ROI, of huishoudelijk reglement). Dit document wordt niet notarieel verleden en kan worden goedgekeurd of gewijzigd met een gewone meerderheid op de AV. Het ROI regelt de dagelijkse leefregels:

Stilte-uren en geluidsoverlast.
Gebruik van gemeenschappelijke ruimtes (fietsenstalling, tuin, feestzaal).
Regels voor huisdieren.
Afvalsortering en ophaling.
Parkeerregels.

Het ROI is bindend voor alle mede-eigenaars, huurders en gebruikers, op voorwaarde dat het werd meegedeeld. De syndicus moet een kopie bezorgen aan elke nieuwe bewoner.

Wijzigingsprocedure

De wijziging van de statuten vereist een strikte procedure:

Wijziging van het reglement van mede-eigendom: vereist een viervijfdemeerderheid (4/5 van de stemmen) op de AV (Art. 577-7 §1, 2° B.W.). De wijziging moet vervolgens bij notariële akte worden vastgelegd en overgeschreven op het kantoor van Rechtszekerheid.
Wijziging van de verdeling van de aandelen: vereist eenparigheid (100% van de stemmen), tenzij de wijziging wordt bevolen door de vrederechter op grond van gewijzigde objectieve omstandigheden (Art. 577-4 §1, lid 2 B.W.).
Wijziging van het huishoudelijk reglement: gewone meerderheid, geen notariële tussenkomst vereist.

De kosten van een notariële statutenwijziging (ereloon notaris + overschrijvingsrecht) bedragen doorgaans €1.500 tot €3.500, afhankelijk van de complexiteit.

Verouderde reglementen aanpassen

Veel Belgische appartementsgebouwen beschikken nog over reglementen die dateren van vóór de hervormingen van 2010 en 2018. Deze verouderde reglementen bevatten vaak bepalingen die niet meer in overeenstemming zijn met de huidige wetgeving — bijvoorbeeld ontbrekende verwijzingen naar het reservefonds, verouderde quorumregels of ontbrekende GDPR-bepalingen.

Het is sterk aanbevolen om een volledige actualisering van de statuten te laten uitvoeren door een gespecialiseerd notaris. Dit kan geagendeerd worden op de AV en goedgekeurd met een 4/5-meerderheid. Een geactualiseerd reglement voorkomt juridische geschillen en biedt rechtszekerheid aan alle partijen.

Beheer uw mede-eigendom digitaal met Klarencia — EU-gehost, gebouwd voor Belgisch recht.